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华南师范大学:构建智慧校园组织架构基础服务平台
2020-03-31 10:16:00
中国教育网络
编辑:

  校内机构和岗位设置是高校各项工作得以组织和运行的架构基础。组织架构基础服务平台为各类智慧校园信息化应用提供机构分类、机构关系、岗位职责与权限数据,是智慧校园一个非常重要的信息化基础服务平台。为促进学校机构、岗位、人员配置等信息向智慧校园信息化虚拟世界的实时性、自动化、全面化推送更新,华南师范大学结合自身实际,自主设计和开发智慧校园组织架构基础服务平台,充分挖掘和发挥组织架构的潜在价值,为网上办事大厅、企业微信号、电子印章平台等公共服务体系、各职能部处的管理信息系统等信息化应用的运行,提供机构和岗位权限实时变化信息,引导更新信息化应用的岗位人员和权限信息,以信息化手段实现高校工作运转的一体化。

建设背景 

  为适应我国高等教育发展态势的变化,国内高校近几年机构调整频繁。以华南师范大学为例,学校为适应学科发展需要,自2019年开始探索学部制,先后成立了物理学部、教师教育学部、心理学部三个学部;同时,学科整合和科研发展使得学院、科研院所整合拆分现象较为普遍,机构和人员信息快速变更。

  高校的机构设立、职能划分、岗位调整、人事任免等数据往往分散在学校组织部、人事处等管理部门,导致本校师生、校外人员及第三方合作机构等难以及时获取相关信息,给学校开展工作带来了一定的混乱和困惑。新时代学校赖以运转的智慧校园信息化应用由于组织架构老旧、岗位人员信息变化过快、数据标准不统一等诸多难题,在很大程度上限制了学校信息化应用和支撑环境的全局性和一体化,成为学校信息化推进过程中的一大痛点。

  为解决这一问题,华南师范大学信息办建设管理办公室、网络中心通过两年的业务理解、需求设计和应用开发,构建了智慧校园组织架构基础服务平台,对分散在各行政管理部门及二级学院的数据进行整合,将机构、岗位、人员三要素有机地融合在一起。组织架构基础服务平台分党委系统、教学科研与行政单位、常设议事机构三个主要业务线条,全面清晰地展示了整个学校的组织架构体系及重要岗位的人员任职信息,通过网页、API、数据中心同步等多种方式,不仅支撑教师个人随时通过网页形式查看组织架构的相关信息,同时也为学校智慧校园信息化应用提供重要引导。

整体模块设计 

  为更好适应机构、岗位、人员等信息的快速变更,为更加系统科学地展示学校整体架构体系,学校摆脱了传统单层的二级单位列表模式,将全校机构分为党委系统、教学科研与行政单位、常设议事协调机构三大模块(如下图所示)。


图1 组织架构基础服务平台整体模块设计 

  1.党委系统 

  目前,高校实行党委领导下的校长负责制,学校下设的各个部门在党委的领导下开展日常工作,党委起着决定性的领导和指挥作用。党委系统本身有着自己的组织架构体系,并不完全与行政教学体系一致,例如在行政管理部门中,因人数限制或主管业务相近,某些部处会组合在一起设立一个党支部;在教学科研单位中,也存在两三个学科相近的学院共同设置一个党组织的情况。因此,在设计组织架构基础服务平台时,学校将党委系统作为一个模块单独呈现,同时在平台内部数据库模型中,建立了党委与教学科研、行政管理部门之间1:N的关联关系,一个党组织可同时与多个部门相关联。

  2.教学科研与行政单位 

  教学科研单位与行政管理单位是高校教学、科研等业务日常运行的承担单位,在组织结构和业务流程不断优化的过程中,学校内部各单位之间形成了多种复杂的关系,经梳理,可归纳为三大类(如下图所示):

 
图2 学校各单位之间的关系 

  (1)上下级关系:这是各单位之间最常见、最经典的关系,例如,部(处)→科室、学院→系等。

  (2)合署关系:校内存在若干职能相近又相对独立的机构,由于学校机构编制的原因,这些机构未能取得机构代码,因此不能算作一个完全独立的部门。在这种情况下,它们常常被安排在一起,进行合署办公,形成合署关系。例如,在学校,校友会、基金会与党办、校办合署办公,学生就业引导中心、人民武装部与学生工作处合署办公。

  (3)挂靠关系:挂靠在形式上类似于上下级部门,但相对于下级部门,挂靠部门在业务上往往更加独立。

  因此,在构建组织架构基础服务平台时,学校对内部各单位之间的上下级、合署、挂靠关系进行统一梳理与标识,并清晰展示在组织架构基础服务平台,学校教职工可随时进行查看。

  3.常设议事机构 

  为推动工作的开展,学校常常会设置各种议事协调机构,成立跨部门的领导小组、工作小组等,这是一种非常重要的组织形式,在开展跨部门协调工作时发挥关键作用。由于议事机构本身生命周期不长,涉及的人员、部门往往都非常复杂,因此,许多高校在信息化工作过程中很容易忽略该类机构。然而,议事协调机构有着丰富的内在价值,它明确了机构成立的目的及意义、清楚列明各部门及人员的工作任务,是学校阶段性重点工作开展的重要依托和协调组织。

  在组织架构基础服务平台设计阶段,学校系统分析了常设议事机构的内在逻辑关系,探索将常设议事机构纳入组织架构体系的有效方法,把常设议事机构作为组织架构体系的三大模块之一,并将其与教学科研单位、行政管理单位进行关联,这对于进一步厘清各部门及人员的工作职责、加强部门之间的沟通与协作、推动学校工作的顺利开展都将提供良好助力。

技术解决方案 

  机构、岗位及其对应的人员、权限是组织架构基础服务平台的核心要素。传统的人事系统虽记录了教职工详细的个人信息,但由于岗位不是其维护的重点,因此当直接从人事系统获取人员岗位信息时,经常出现岗位缺失、人员岗位匹配错误等问题,大大阻碍了其他信息化平台的应用。组织架构基础服务平台的关注点在于机构、岗位及人员的设置,信息办委派专人根据学校“红头文件”发文,以人工或半自动的方式实现组织架构基础服务平台数据的自动更新,很好地解决了“一人多岗”“空置岗位”等问题,通过标准的API数据接口为下游应用提供准确、实时的数据源。

  1.技术选型 

  在技术选型阶段,基于对组织架构基础服务平台的运维、监控等因素的考虑,学校最终确定采用后台node.js+前端express的技术方案。相比于Java、PHP等其他后端技术,node.js具有以下独特优势:

  (1)前后端语言互通,均采用JavaScript代码。有助于消融前端与后端之间的技术边界,对于系统的维护工作十分有利,能大大降低人员维护成本,解决当前学校面临的技术人员不足情况下从前端到后端的系统维护难题。

  (2)采用事件驱动和异步机制,非堵塞式I/O。node.js能充分利用系统资源,在高并发情况下具有非常出色的表现,对于本平台的I/O密集型Web应用场景非常适用。

  (3)适合处理RESTfulAPI请求。组织架构基础服务平台建设的目的除了供本校教师随时查看组织架构体系外,主要还是为了给学校其他信息化平台提供岗位、人员的数据同步服务。因此,需要提供RESTfulAPI数据接口,而这恰恰是node.js最为理想的应用场景,只需要请求API,组织数据进行返回即可。

  2.关键算法 

  (1)岗位设置与更新 

  在设置岗位时,同一级别的岗位,对其岗位负责人常常会有不一样的职务称谓,例如同为二级行政管理部门,可能存在"部长""处长""部(处)长"等多种职务称谓。而同一职务称谓有时又指向不同级别、性质的工作岗位,例如对组织部负责人一般称之为"部长",学校新成立的教学科研单位--教师教育学部,其负责人也称为"部长",因此岗位设置时非常容易混淆。

  为解决这一问题,大家采用了"标签化"方案,为机构和岗位打上标签。例如机构标签有"二级单位""党政管理机构""教学科研机构"等,岗位标签有"主管教学""主管科研""二级行政正职""教学科研机构副职""办公室联系人"等,下游应用可以根据岗位标签做相应的权限处理,很好地解决了人员权限分配问题。

 
图3 合署单位的关联岗位 

  在更新岗位时,需要重点解决"一人多职"的问题。通常情况下,一个人如果身兼数职,那么必定有一个岗位是全职,其他岗位为兼职,这是高校人事工作安排中普遍存在的现象。需要注意的是,单位之间如果存在合署关系,那么合署单位负责人岗位会表现出与一般兼职岗位不一样的特点。

  一般情况下,兼职岗位较为独立,而合署单位负责人岗位则存在较强的关联性,即存在合署关系的单位,其负责人往往统一任命,并且任期及任职人员往往都是相同的。为此,组织架构基础服务平台设置了"关联岗位"这一特性,将合署单位之间的岗位进行关联,并根据单位之间的关系设置"主岗位"和"从属岗位"(见上图)。若"主岗位"发生变动,如任职结束或者任职人员更换,则"从属岗位"也将自动做出相应调整,另外,"从属岗位"无法单独进行更改或删除,只能跟随"主岗位"进行相应的变动。如下图所示,算法1给出了岗位更新的伪代码。

 

图4 岗位更新的伪代码 

  (2)常设议事机构岗位解析 

  常设议事机构中的岗位设置往往需要涉及多个部门和人员,由于涉及人数较多,因此常常出现重名现象。如若单纯依赖人工方式设置岗位,那么将大大增加系统维护人员的工作量。为此,针对校发公文格式相对固定的特点,学校设计研发了一套针对常设议事机构岗位设置的智能解析算法,批量智能解析任务分工及岗位人员设置,极大提高了系统维护人员的工作效率。

  学校发布的关于成立某议事协调机构的公文格式中关于岗位人员的文本具有一定的规律性,一般采用"岗位:人员列表"的格式。为此,大家设计了一种高效算法,如下图所示,实现对常设议事机构岗位人员的自动解析。

 
图5 常设议事机构岗位解析算法
 

  针对人员重名这一常见现象,在算法的第6行和第9行,对提取的人名先进行去除空白字符等相关处理,然后再进行解析,从人事处教职工数据列表中查询是否存在重名现象。如若重名,则采用缓存替换算法中常用的LRU算法进行排序,将最近任命人员的姓名排到最前面,平台维护人员只需点击确认即可,大大减轻了系统维护人员的工作量,提高了工作效率。

应用效果 

  华南师范大学组织架构基础服务平台于2019年正式上线。上线之后,本校教职工通过统一身份认证进入组织架构基础服务平台查看学校的机构、岗位、人员等信息;另外,通过API数据接口,网上办事大厅、企业微信号、电子印章平台等公共服务体系、各职能部处的管理信息系统等信息化应用能实时获取和更新岗位设置、人员配置等信息。在组织架构基础服务平台的支撑下,学校组织架构体系不断完善,业务流程不断优化,管理更加规范科学。这里以网上办事大厅为例,先容组织架构基础服务平台主要应用在哪些方面。
 

  网上办事大厅是面向师生服务的一站式校内办事业务服务平台,通过跨部门整合、优化学校各项行政服务数据和流程,提升师生办事效率。网上办事大厅的核心功能是在线上提供各项办事流程,每一个流程节点都需要提供准确、实时的岗位人员审核信息。

 
图6 网上办事大厅获取岗位人员数据的过程
 

  组织架构基础服务平台为网上办事大厅提供了重要的支撑,如上图所示,组织架构基础服务平台通过API接口把岗位设置、人员配置等数据推送到学校的数据中心,数据中心再将实时数据准确推送到网上办事大厅。根据岗位人员数据(Org开头的数据),网上办事大厅可对各项办事流程的审核节点进行岗位及人员设置,当岗位更新及人员变动时,将自动更新审核节点的岗位人员信息,有效提高网上办事大厅的信息更新效率。

  (本文刊载于《中国教育网络》杂志2020年2-3月合刊,编辑:陈国华、刘丽清、林南晖、郑凯,单位为华南师范大学信息化建设管理办公室、网络中心;责编:朴艺娜)

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